Автор Нурлан Алиев 
Объяснительная записка: зачем нужна и как правильно составить
Многие из нас сталкивались с ситуациями, когда необходимо объяснить причины своих поступков на рабочем месте или в учебном заведении. Опоздания, пропуски занятий или невыполнение заданий могут стать поводом для написания объяснительной записки. Этот документ, по сути, является возможностью изложить свою позицию и пояснить обстоятельства, что может значительно снизить риск негативных последствий.
Что такое объяснительная записка и зачем она нужна
Объяснительная записка — это официальное письменное объяснение, в котором человек описывает причину определенного поступка или ситуации. В разных сферах она может понадобиться:
- На работе: при опоздании, отсутствии, нарушении правил или конфликтах;
- В учебе: когда ученик или студент пропустил занятия;
- В других организациях: чтобы подтвердить обстоятельства.
В Трудовом кодексе Казахстана указано, что работодатель обязан запросить письменное объяснение у сотрудника перед применением дисциплинарного взыскания. Это дает возможность для работника изложить свою точку зрения и объяснить причины своих действий.
Сроки и процедура оформления
Требование предоставить объяснительную должно быть оформлено письменно. Этот документ могут вручить лично, отправить почтой, факсом, по электронной почте или иными цифровыми средствами. Важно подтвердить факт получения.
После получения требования сотруднику дается два рабочих дня для написания объяснительной. Она может быть как написанной от руки, так и напечатанной. Несмотря на отсутствие строгих требований к форме, текст должен быть четким и точным.
Если объяснительная записка не предоставлена вовремя, работодатель вправе оформить акт об отказе или просрочке, что может негативно сказаться на положении работника.
Основные элементы
Объяснительная записка обычно включает:
- Шапка: указывается, кому адресован документ, и от кого он написан.
- Название: слово “Объяснительная” под шапкой.
- Основной текст: описание события с указанием причин.
- Заключение: признание ошибки, обещание исправиться. Финальная дата и подпись.
Тон документа должен быть спокойным и деловым. Излишние оправдания могут произвести негативное впечатление.
Что делать при отказе писать объяснительную
Иногда люди отказываются писать объяснительную, опасаясь признания вины. Однако отказ не избавляет от последствий. Если документ не представлен, организация составляет акт об отказе, подписанный свидетелями.
Это может привести к вынесению решения без учета объяснений, что усугубит последствия. Поэтому юристы советуют писать объяснительную, чтобы показать готовность к сотрудничеству и снижения риска серьезных санкций.
Объяснительная записка служит важным инструментом, позволяющим официально зафиксировать позицию работника или студента перед принятием решения. Краткость, честность и уважительный тон помогают смягчить возможные последствия и сохранить конструктивные отношения.