Автор Нурлан Алиев 
Объяснительная записка — важный документ, который может понадобиться в случае опоздания, пропуска занятий или невыполнения заданий. Этот документ помогает изложить свою точку зрения и объяснить сложившиеся обстоятельства. Грамотно оформленная записка может зафиксировать причину произошедшего и минимизировать возможные отрицательные последствия.
Понимание объяснительной записки и её назначения
Объяснительная записка — это официальный короткий текст, в котором указываются причины определённого действия, нарушения или ситуации. Она представляет собой письменное объяснение произошедших событий.
Существуют различные случаи, когда может потребоваться объяснительная:
- в профессиональной среде, если работник опоздал или был отсутствующим, нарушил внутренние правила или попал в конфликтную ситуацию;
- в учебных заведениях, когда ученик или студент пропустил занятия;
- в других организациях, когда необходимо подтвердить определённые обстоятельства.
Согласно Трудовому кодексу Казахстана, работодатель обязан запросить письменное объяснение от сотрудника перед применением дисциплинарного взыскания. Этот процесс даёт возможность работнику выразить свою позицию, а работодателю — проанализировать ситуации и степень вины, прежде чем принимать окончательное решение.
Установленные сроки и процесс составления
Закон требует, чтобы запрос на предоставление объяснительной записки был оформлен письменно. Её могут вручать лично сотруднику, отправлять курьером или почтой, факсом или по электронной почте. Главное, чтобы был подтверждён факт её получения.
У получателя есть два рабочих дня на подготовку объяснительной. Записка может быть написана от руки или напечатана. Хотя строгих требований к её форме нет, текст необходимо излагать чётко и по существу.
Если в указанный срок записка не предоставлена, работодатель имеет право оформить акт об отказе или просрочке. В этом случае дисциплинарное взыскание может быть наложено без учёта позиции сотрудника, что может ухудшить его ситуацию.
Компоненты и стиль документа
Объяснительная записка обычно включает несколько принципиальных частей:
- Шапка, где в правом верхнем углу указываются данные адресата (должность и ФИО руководителя) и автора (ФИО и должность сотрудника или ученика).
- Название документа — слово «Объяснительная» в центре страницы под шапкой.
- Основной текст, содержующий описание события: что произошло, когда и почему. Здесь необходимо правдиво излагать ситуацию. Если имеются подтверждающие документы, такие как медицинская справка, это должно быть указано.
- Заключение, где можно признать ошибку или выразить намерение не повторять подобное в будущем. В конце документа ставятся дата и подпись.
Тон записки должен оставаться спокойным, деловым и уважительным. Избегайте чрезмерных оправданий и эмоциональных выражений, так как они могут быть восприняты негативно.
Как поступать в случае отказа писать объяснительную
Иногда лица отказываются писать объяснительную, опасаясь, что это будет приравнено к признанию вины. Однако портал learnline.kz предупреждает, что отказ от написания не освобождает от последствий. Если документ не составлен вовремя, руководство вправе оформить акт об отказе, который должен быть подписан несколькими свидетелями.
В таких случаях меры дисциплинарного характера могут быть применены без учёта позиции человека. Это означает, что обстоятельства, которые могли бы смягчить решение, не будут учтены. Поэтому юристы настоятельно рекомендуют писать объяснительную. Даже если вина очевидна, такой документ демонстрирует готовность сотрудничать и снижает риск серьёзных санкций.
Объяснительная записка — это средство официального взаимодействия между человеком и организацией, позволяющее зафиксировать обстоятельства и учесть позицию сотрудника или студента перед принятием окончательного решения. Важно сохранять краткость, говорить по существу и сохранять уважительный тон. Честное и конкретное изложение способствует смягчению возможных последствий и поддержанию конструктивных отношений.